ALGEMENE BEPALINGEN
Het organiserend bestuur is het gemeentebestuur van Nijlen, Kerkstraat 4 – 2560 Nijlen. De activiteiten worden georganiseerd door de diensten van de gemeente Nijlen en het AGB van Nijlen.
Het huishoudelijk reglement is van toepassing op alle activiteiten die georganiseerd worden door de gemeentelijke diensten, het AGB van Nijlen en worden aangeboden via TicketGang.
Het huishoudelijke reglement is van toepassing op iedere deelnemer en op iedere ouder die zijn/haar kind inschrijft via TicketGang voor deelname aan één van de aangeboden activiteiten.
TOELATINGSVOORWAARDEN
Leeftijd
Bij sommige activiteiten zijn er restricties op basis van leeftijd. In het geval dat er restricties zijn, zal de deelnameleeftijd duidelijk bij de activiteit worden gecommuniceerd. Het geboortejaar is bepalend voor het vaststellen van de deelnameleeftijd. De deelnameleeftijd is bijgevolg niet afhankelijk van de geboortemaand van het kind.
In uitzonderlijke gevallen kan er voor activiteiten worden afgeweken van de voorziene deelnameleeftijd. Deze uitzondering kan enkel verkregen worden bij inschrijving rechtstreeks bij de organiserende dienst, en dus niet via TicketGang.
Uitsluitingen
In het geval een deelnemer duidelijke tekenen van koorts heeft, mag deze niet deelnemen aan de activiteit gelet op het risico op besmetting voor andere deelnemers.
In het geval een deelnemer lijdt aan een bijzondere ziekte dient dit vermeld te worden op de medische fiche (zie verder). Wanneer de organiserende dienst van oordeel is dat gelet op het specifieke karakter van een bepaalde activiteit, het risico voor de deelnemer en/of andere deelnemers/monitoren te groot is, kan de deelnemer die aan de bijzondere ziekte lijdt, geweigerd worden. Er dient in dit geval steeds een gemotiveerd besluit overgemaakt te worden aan de ouders, en dit minstens 2 weken voor het plaatsvinden van de activiteit.
De gemeente Nijlen kan in samenspraak met het bestuur ten allen tijde deelnemers de toegang tot een activiteit weigeren, indien blijkt dat een deelnemer herhaaldelijk de normale werking verstoort of een gevaar betekent voor het welzijn van de andere deelnemers en/of animatoren/monitoren. Dit telkens na overleg met het betrokken deelnemer of kind en diens ouders/voogd.
In geval er sprake is van wanbetaling, kan de betrokken dienst in samenspraak met het bestuur, de toegang tot latere activiteiten weigeren.
TARIEVEN
De tarieven worden steeds duidelijk medegedeeld via TicketGang.
In deze prijs is inbegrepen: begeleiding, verzekering en inkomgeld van de activiteiten.
Het busvervoer is normaal inbegrepen, tenzij dit duidelijk apart staat aangegeven bij de tarieven.
Voor sommige activiteiten kan er worden ingeschreven per halve dag. Dit zal telkens worden gecommuniceerd en de bijhorende tarieven duidelijk gecommuniceerd.
Voor sommige activiteiten wordt er met verschillende tarieven gewerkt. Voor welk tarief men in aanmerking komt, staat altijd duidelijk aangegeven. Bij twijfel neemt de inschrijver best contact op met de organiserende dienst van de betrokken activiteit.
VERZEKERING
Voor alle deelnemers aan de activiteiten wordt een verzekering afgesloten door de gemeente Nijlen.
De verzekering die voor alle activiteiten wordt afgesloten door het gemeentebestuur of AGB van Nijlen bevat minsten een verzekering tegen lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid.
Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor verlies van, schade aan of diefstal van goederen.
INSCHRIJVEN / UITSCHRIJVEN / BETALEN
Registratie
Voor de deelnemers die online wensen in te schrijven, dient er éénmalig een gezins/persoonlijke account aangemaakt te worden.
De persoonlijke of gezinsaccount kan ook worden aangemaakt bij de organiserende dienst van de activiteit.
Medische fiche
Voor elke deelnemer kan er een medische worden opgevraagd, voor sommige activiteiten is dit verplicht. De medische fiche moet dan aan de organiserende dienst worden bezorgd en blijft geldig gedurende het volledige kalenderjaar. Indien de medische situatie van de deelnemer tijdens het jaar zou wijzigen, dan dient dit doorgegeven te worden aan de organiserende dienst.
De medische informatie is vertrouwelijk en wordt met de nodige discretie behandeld.
Inschrijven
Het is verplicht vooraf in te schrijven, de termijn zal altijd op TicketGang worden aangegeven.
Bij voorkeur gebeurt dit online via de inschrijvingsmodule.
Inschrijven kan ook altijd via de organiserende dienst, ook hier zal de inschrijftermijn worden gerespecteerd.
Betalen
Indien de inschrijving online gebeurt, dient er online betaald te worden via een beveiligde website.
Indien de inschrijving die via de organiserende dienst verloopt, dient er cash betaald te worden op het moment van de inschrijving.
Uitschrijven
Indien een deelnemer ziek is, vraagt de organiserende dienst telkens de voorlegging van een geldig doktersattest. Dit attest kan tot twee weken na het einde van de betreffende activiteiten worden binnen gebracht.
In geval van ziekte of in geval van overmacht (overlijden naaste, enz.) wordt niet het volledig inschrijvingsgeld terugbetaald. Er zal een administratieve kost van 10% van het inschrijvingsbedrag worden aangerekend.
Indien u wenst uit te schrijven voor één van de activiteiten, dan kan dit tot twee weken voor de start van de activiteit.
Indien dit minder dan twee weken voor de activiteit wordt gedaan, wordt het inschrijvingsgeld niet terugbetaald, doch dient men de organiserende dienst te verwittigen bij afwezigheid.
ACTIVITEITEN
Datum
De datum van de activiteit of data van de lessenreeksen zal altijd duidelijk worden gecommuniceerd.
Locatie
De locatie(s) waar de activiteiten doorgaan, zullen altijd goed en duidelijk worden gecommuniceerd.
Verantwoordelijke
Bij elke activiteit is een gemeentelijke ambtenaar verantwoordelijk. Bij sommige activiteiten wordt wel een animator/monitor aangesteld die verantwoordelijk is op de locatie van de activiteit.
Maximum aantal deelnemers
Het maximum aantal deelnemers voor de activiteiten zal altijd goed en duidelijk worden gecommuniceerd.
Afhankelijk van de activiteit zal er met een reservelijst worden gewerkt.
Sport –en spelregels voor kinderen (-18j)
De kinderen spelen en bewegen makkelijker in losse kledij dat tegen een stootje kan en aangepast is aan de weersomstandigheden van het ogenblik. De naam van het kind is best gemarkeerd in de kledingstukken en de rugzak. Zo kunnen deze, in geval van verlies, sneller worden opgespoord. Verloren voorwerpen kunnen steeds worden opgevraagd bij de organiserende dienst. Na 6 maand worden de verloren voorwerpen eigendom van de gemeente.
De kinderen brengen best geen speelgoed, waardevol materiaal (gsm, ...) of dergelijke mee. Tijdens de activiteiten wordt er geen gsm-gebruik getolereerd. Het toestel kan stuk of verloren gaan en is tevens niet verzekerd door de organisatie.
De kinderen brengen zelf een lunchpakket en drankjes mee, tenzij anders aangegeven.
Alle richtlijnen van de begeleiders, de animatoren/monitoren en ander aangesteld personeel van de gemeente dienen te worden gevolgd.PRIVACY
De persoonsgegevens voor de gemeente Nijlen worden verwerkt door TicketGang BVBA en zijn onderworpen aan de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens), zoals gewijzigd door de wet van 11 december 1998 (tot omzetting van de richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van de natuurlijke personen in verband met de verwerking van de persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens).
Met betrekking tot de deelnemers worden de namen, voornamen, adressen, telefoon en individuele e-mail adressen in TicketGang opgeslagen samen met alle nodige informatie nuttig voor de goede werking van de inschrijvingen voor het departement samenleving.
Een gezin kan zich registreren door een account aan te maken. Met deze account kan u online inschrijven op de activiteiten en na betaling worden de inschrijvingsbevestigingen naar het opgegeven e-mailadres verzonden.
Door in te loggen op uw account kunt u uw persoonlijke gegevens verifiëren en desgewenst aanpassen, online inschrijvingen bekijken en fiscale attesten bekomen.
U hebt steeds een inzage- en correctierecht m.b.t. uw persoonlijke gegevens en account.
Alle vragen of opmerkingen kunt u steeds bezorgen via mail aan info@ticketgang.be of schriftelijk op het adres, TicketGang BVBA, Bieststraat 87, 3191 Boortmeerbeek, België.
KLACHTEN
Klachten kunnen in eerste instantie worden gemeld aan de organiserende dienst.
De organiserende dienst zal in overleg de klacht bekijken en eventuele acties ondernemen.
Wanneer geen consensus wordt bereikt, kunnen de deelnemers of de ouders de klacht schriftelijk overmaken aan het college van burgemeester en schepenen die de klacht zal registreren en onderzoeken. De ouders zullen vervolgens schriftelijk op de hoogte worden gesteld van de besluitvorming.