De algemene voorwaarden

Artikel 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle vrijetijdsactiviteiten die georganiseerd worden door de gemeente Hechtel-Eksel en voor iedere deelnemer aan één van deze activiteiten.

Artikel 2 TOELATINGSVOORWAARDEN

De vrijetijdsactiviteiten zijn toegankelijk voor zowel inwoners als niet-inwoners. Als bepaalde activiteiten enkel toegankelijk zijn voor inwoners, wordt dit vooraf gecommuniceerd. De minimum- en maximumleeftijd voor deelname aan activiteiten kan variëren en wordt, indien nodig, gecommuniceerd per activiteit. Voor sommige activiteiten kan een wachtlijst worden aangelegd.

Artikel 3 INSCHRIJVEN / BETALEN / ANNULATIE

Inschrijven

Vooraf inschrijven is verplicht voor deelname aan vrijetijdsactiviteiten tenzij anders gecommuniceerd wordt. De inschrijving gebeurt online via de website van de gemeente of ter plaatse in het Vrijetijdsloket.

Personen die zichzelf of hun kind(eren) willen inschrijven voor deelname aan een activiteit, moeten voorafgaand eenmalig een (gezins)account aanmaken. Dit gebeurt via de gemeentelijke website.

Voor kinderen die deelnemen aan een sportkamp en/of een workshop waarbij een fysieke inspanning gevraagd wordt, moet een medische fiche ingevuld worden. Deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Ouders hebben te allen tijde recht op inzage en aanpassing van de gegevens.

Betalen

De betaling voor deelname aan de activiteit gebeurt online via een beveiligde website of via elektronische betaling in het Vrijetijdsloket. De tarieven zijn vastgelegd in het geldende gemeentelijk retributiereglement. Voor elke online transactie wordt een reservatiekost aangerekend. Deze kost bedraagt voor de gebruiker minstens 50 cent en maximaal 50 cent + 4,5% van de ticketprijs voor tickets duurder dan 20 euro.

Annulatie

Annuleren voor sport- of andere meerdaagse kampen en cursussen is mogelijk tot een maand voor de startdatum. Het bedrag van de inschrijving wordt terugbetaald na aftrek van een administratieve kost van 5 euro. Annulaties binnen de maand voor de start van het kamp worden niet terugbetaald enkel in het geval van ziekte en mits het voorleggen van een geldig doktersattest. Ook dan is een administratieve kost van 5 euro verschuldigd.

Annuleren van eenmalige dagactiviteiten (workshop, lezing,...) kan tot een week voorafgaand aan de activiteit mits betaling van 2 euro administratieve kost. Later annuleren is niet mogelijk.

Artikel 4 ACTIVITEITEN

De gemeentelijke vrijetijdsactiviteiten beslaan een aanbod voor zowel kinderen als volwassenen. De activiteiten hebben een socio-cultureel, educatief of gezondheidspreventief karakter. De activiteiten vinden hoofdzakelijk plaats op gemeentelijke locaties (gemeenschapscentrum, sporthal, open lucht,...) maar kunnen ook buiten de gemeente georganiseerd worden.

Deelnemers wordt gevraagd de begin- en einduren van de activiteit te respecteren. Indien meegedeeld moet de deelnemer zijn inschrijvingsbewijs met barcode tonen bij de start van de activiteit.

Artikel 5 VERZEKERING

Deelnemers aan sportactiviteiten zijn verzekerd voor stoffelijke en lichamelijke schade als gevolg van de sportactiviteit. De gemeente is niet aansprakelijk voor schade die deelnemers oplopen tijdens deelname aan een vrijetijdsactiviteit waarbij de verantwoordelijkheid van de gemeente voor de opgelopen schade uitgesloten kan worden (bijvoorbeeld een deelnemer struikelt en loopt hierdoor een fysisch letsel op). Als een deelnemer tijdens een activiteit schade berokkent aan derden, medewerkers of gemeentelijke infrastructuur is hij gehouden zijn persoonlijke verzekering aan te spreken.

Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor verlies van, schade aan of diefstal van goederen.

Artikel 6 AFSPRAKEN EN UITSLUITINGEN

1. Kinderen spelen en bewegen makkelijker in losse kledij dat tegen een stootje kan en aangepast is aan de weersomstandigheden van het ogenblik.
2. De naam van het kind is gemarkeerd in de kledingstukken en de rugzak. Zo kunnen deze, in geval van verlies, sneller worden opgespoord.
3. Verloren voorwerpen worden tot één maand na de activiteit bijgehouden, nadien is het niet meer mogelijk ze op te halen.
4. Waardevolle materialen (gsm, spelconsoles ...) worden op eigen risico meegebracht en/of gebruikt tijdens de activeit.
5. Indien deelnemers een lunchpakket en/of drank moeten voorzien wordt dit bij de aankondiging van de activiteit meegedeeld.
6. De deelnemers mogen volgens gemaakte afspraken de gebouwen, terreinen, toestellen en materialen gebruiken voor de activiteiten.
7. Alle richtlijnen van begeleiders, animatoren en/of ander personeel dat in opdracht van de gemeente werkt dienen te worden gevolgd.
8. In geval van het veroorzaken van schade, dient de betrokkene dit onverwijld te melden aan een aanwezige vertegenwoordiger van het gemeentebestuur of schriftelijk te melden aan het gemeentebestuur.
9. Tijdens de activiteiten kunnen foto’s worden genomen die gepubliceerd worden op gemeentelijke informatiekanalen. Door in te schrijven voor een activiteit verklaart de deelnemer zich hiermee akkoord, tenzij schriftelijk (of via e-mail) meegedeeld wordt aan het gemeentebestuur dat de foto’s niet gebruikt mogen worden.
10. De vrijetijdsdienst kan in samenspraak met het organiserend bestuur beslissen om kinderen de toegang tot een activiteit te weigeren, indien het kind herhaaldelijk de normale werking verstoort of een gevaar betekent voor het welzijn van de andere kinderen en/of animatoren. Dit gebeurt steeds in overleg met het betrokken kind en zijn/haar ouders(voogd).
11. Bij wanbetaling kan het bestuur de toegang tot latere vrijetijdsactiviteiten weigeren. Dit nadat ook herhaalde aanmaningen genegeerd zijn.

Artikel 7 PRIVACY

De persoonsgegevens van deelnemers aan vrijetijdsactiviteiten van de gemeente worden verwerkt door TicketGang BVBA en zijn onderworpen aan de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens ), zoals gewijzigd door de wet van 11 december 1998 (tot omzetting van de richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van de natuurlijke personen in verband met de verwerking van de persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens).

Met betrekking tot deze personen worden de namen, voornamen, adressen, telefoon en individuele e-mail adressen in TicketGang opgeslagen samen met alle nodige informatie nuttig voor de goede werking van de inschrijvingen voor de vrijetijdsactiviteiten.

1. Een gezin kan zich registreren door een account aan te maken. Met deze account kan het gezin online inschrijven op de vrijetijdsactiviteiten en na betaling wordt de inschrijvingsbevestiging naar het opgegeven mailadres verzonden.
2. Door in te loggen op het account kunnen persoonlijke gegevens geverifieerd en desgewenst aangepast worden, online inschrijvingen bekeken en fiscale attesten bekomen.
3. Elke inschrijver heeft steeds een inzage- en correctierecht. Alle vragen of opmerkingen kunnen via mail aan info@ticketgang.be of schriftelijk op het adres, TicketGang BVBA, Bieststraat 87, 3191 Boortmeerbeek, België, overgemaakt worden.

Artikel 8 FISCAAL ATTEST

Deelname van kinderen tot 12 jaar, aan opvang- en vrijetijdsinitiatieven is fiscaal aftrekbaar.

Het jaar volgend op de vrijetijdsactiviteiten stelt de gemeente voor deze kinderen een fiscaal attest ter beschikking. Deze attesten worden automatisch bezorgd via elektronische post en zijn steeds te raadplegen en af te drukken onder de gezinsaccount van de inschrijfmodule op de gemeentelijke website. Indien bij inschrijving geen geldig e-mailadres opgegeven werd, zal het fiscaal attest per gewone post bezorgd worden.

Artikel 9 KLACHTEN

Klachten tijdens de activiteit kunnen worden gemeld aan de medewerker van de gemeente die aanwezig is. Deze zal ter plaatse het probleem vaststellen en indien mogelijk een oplossing bieden. De deelnemer kan steeds een schriftelijke klacht indienen gericht aan het College van Burgemeester en Schepenen. De klacht wordt dan ingeschreven en onderzocht.

De klager wordt steeds schriftelijk geïnformeerd.

Artikel 10

Voor alles wat niet geregeld is in bovenstaande algemene voorwaarden kan het College van Burgemeester en Schepenen een besluit nemen. Dit besluit kan ook afwijken van bovenstaande bepalingen.